해외 여행 및 출장 시에는 해외 항공예약부터 현지 호텔예약까지 한번에 해야 한다. 여기에서 개별 예약(개별 여행 및 출장)인 경우에는 더욱 더 호텔예약에 신경 써야 하며 출장도 마찬가지지만 떠나기 전에 여행사보험도 꼭 챙기셔서 가입해야 한다.
또한 방문 국가와의 비자 관계, 외무부에서 공표하는 위험국가안내 그리고 여권 유효기간은 물론 미국 비자를 위한 신 여권(전자여권)인지도 확인해야 한다.
일반적인 패키지 여행은 두 가지로 나뉘는데 하나투어나 모두투어 등 기성복처럼 만들어진 일반인 대상 패키지가 있으며 맞춤복처럼 특정 모임이나 기업체 Workshop, Incentive(기업연수)처럼 원하시는 방문지 및 목적으로 이루어진 단독 맞춤식 패키지가 있다. 우선, 해외호텔의 온라인 예약에 대해 알아보자. 해외호텔 예약 방법에는 국내 여행사가 국내 화폐로 결제 시스템을 가진 국내 법인 여행사를 이용하는 방법과 해외여행사가 국내 지사를 설립한 후 해외 결제 시스템으로 현지 화폐(미화, 유로 등)를 원화로 표기해서 예약 서비스를 하고 있는 해외 호텔 예약 서비스 업체를 이용하는 방법이 있다. 각 업체마다 가격과 서비스 제공 시 장점과 단점이 있어 반드시 꼼꼼한 비교가 필요하다. 업체 마다 같은 날짜, 같은 호텔 그리고 같은 객실 조건인데도 불구하고 가격 차이가 심하면 10만원까지 다른 경우가 있고, 같은 업체인데 객실 타입이 다양하게 있어서 이에 따라 요금도 다른 경우가 있기 때문이다.
온라인 해외 호텔예약은 온라인 여행사에서 전세계적으로 인정된 해외 호텔 공급업체로 부터 일명 '도매가격'을 받고 있다. 도매 가격은 회사의 브랜드 인지도 및 매출 정도에 따라 고객에게 제공하기 전에 해외 호텔 예약 시스템으로 받아오는 가격이 달라진다. 이 차이에, 회사의 여러 가지 제반 사항(인건비, 홍보 마케팅 비용 등)을 계산하여 최종 소비자이신 고객에게 제공하게 된다.
타사보다 너무 저렴하다고 바로 결제하면 안 된다. 예를 들어 예약과 지불과 동시에 취소 불가 예약(Non-refundable)이라고 있다. 그리고, 예약과 동시에 아무리 일찍 취소한다고 해도 무조건 1박의 요금을 지불 해야 하는 예약도 있다. 때문에 조목 조목 따져보시고 예약해야 하는 것이다.
그리고, 결제방법이 한화 결제인지 해외 현지 화폐인지 체크해 봐야 하며 특히, 해외 화폐 및 해외 결제 시스템을 사용하는 온라인 여행사에서 카드 결제 시에는 보안 유지에 특별히 신경 써야 한다.
해외 여행 많이 가는 분들이 온라인에서 현지 외국환 화폐로 온라인에서 결제를 기피하시는 데에는 다 이유가 있다. 요즘에는 보안 시스템이 잘 되어 있다고는 하나 해킹에 대해서는 아무도 장담 못한다.
현지 화폐로 계산시에는 한화 결제 대비해서 정말 가격이 좋으신 경우도 있지만, 그다지 큰 차이가 아니라면 환율 위험 및 카드 결제 수단이 국내가 아니고 해외인 경우에 추가되는 카드 수수료 등을 고려해볼 때 한화 결제를 적극 추천한다.
호텔 객실은 온라인에서 예약 할 때 한 가지 체크해야 하는 부분은 호텔 바우처 하단에 보면 '더블 객실과 트윈 객실은 호텔 사정에 의해 변경될 수 있습니다' 라는 문구다. 만약, 꼭 트윈 객실이나 더블 객실이 필요다면 따로 예약하는 여행사에게 요청해야 하는데, 이 경우 가격이 높아지는 경우도 있다.
그리고 해외 호텔 예약 시에 거래하는 여행사와 체크해야 하는 부분 중에 하나는 정식으로 기업체와 계약서 있는 상용 거래 여행사인지 확인해야 한다. 계약서 없이 단순히 큰 회사 직원 몇 명이 사용했다고 해서 무작정 기업체 회사 로고를 고객 호객용으로 사용하시는 경우도 있고, 여행사 대표 및 직원 분들이 호텔 쪽에 전문성이 없는 여행사가 많기 때문에 유의해야 한다. 마지막으로 필자가 스위스 호텔 학교에서 객실예약에 대해서 배울 때 교수님이 여행 쪽에 한 말씀 해주신 것이 기억이 난다. "해외 여행시에는 호텔은 쉐라톤에서 커피는 스타박스에서 식사는 현지인들과 함께 현지식당에서…"